Come e perché trasformare una linea ISDN in VoIP

In ambito business, da alcuni anni ormai la  telefonia tradizionale è messa a dura prova. Esistono infatti soluzioni di telefonia digitale che garantiscono grande flessibilità, più funzionalità e vantaggi in termini economici. D'altronde, i centralini telefonici oggi riuniscono tecnologie per la voce, per il video, per la videoconferenza e per la comunicazione aziendale interna. Non solo: i più moderni si interfacciano con i database aziendali, i gestionali e i CRM. Oggi, quindi, non ha più senso parlare di centralini telefonici ma bisognerebbe utilizzare il termine "sistemi di comunicazione e collaborazione unificata (UC&C)" quando avviene il passaggio al VoIP. 

In questo articolo capiremo perché trasformare una linea analogica in VoIP e i passaggi necessari per effettuare questa transizione.

Prima di tutto: cos'è la tecnologia ISDN e cos'è il VoIP

L'ISDN, noto anche come Integrated Services Digital Network, è una tecnologia per la trasmissione di segnali telefonici in formato digitale attraverso le linee telefoniche tradizionali. Questo sistema consente di inviare sia dati sia voce tramite una singola linea, supportando chiamate vocali, trasmissioni di fax e scambi di informazioni ad alta velocità. Attualmente, però, le soluzioni VoIP (Voice over Internet Protocol) stanno gradualmente prendendo il posto dell'ISDN.

Il VoIP è una tecnologia che consente di inviare segnali vocali tramite Internet anziché tramite le tradizionali linee telefoniche. Questa soluzione offre una maggiore flessibilità rispetto alla ISDN, consentendo di effettuare chiamate da qualsiasi luogo connesso a Internet e di integrare videochiamate e conferenze telefoniche in modo efficiente e conveniente.

Oltre a conoscere i termini ISDN e VoIP, è fondamentale comprendere anche il concetto di PBX (Private Branch Exchange). Il PBX è una centrale telefonica privata che gestisce la rete telefonica interna dell'azienda, collegandosi alla rete telefonica generale esterna. Inoltre, quando si collega la linea telefonica analogica ad una linea digitale VoIP, non è raro sentir parlare anche di FXS e FXO: la porta FXS (Foreign Exchange Subscriber) è il punto di accesso sulla parete che fornisce all'utente la connessione analogica, mentre la porta FXO (Foreign Exchange Office) è il punto di accesso sul telefono che riceve il segnale analogico.

Vantaggi della migrazione al VoIP

La migrazione da una linea ISDN al VoIP consente di ridurre i costi delle chiamate internazionali e nazionali, in quanto le chiamate VoIP sono trasmesse attraverso Internet anziché attraverso le linee telefoniche tradizionali. Inoltre, la tecnologia VoIP offre una maggiore flessibilità, consentendo di effettuare chiamate da qualsiasi luogo in cui si disponga di una connessione Internet. È possibile utilizzare il VoIP su dispositivi mobili, computer e telefoni IP, rendendo le comunicazioni più accessibili.

Un altro vantaggio della migrazione a VoIP è la possibilità di integrare dei servizi aggiuntivi come la messaggistica istantanea, la videochiamata e la conferenza telefonica.

Da notare anche l'aspetto delle bollette: nei servizi ISDN può capitare di non capire appieno la fatturazione e di trovarsi a pagare spese inutilmente. Spesso, sulle bollette si possono trovare servizi non utilizzati o offerti a prezzi non competitivi o modem/router/telefoni in comodato d'uso e pagati per lunghi periodi. Contratti datati, con costi non allineati alle tariffe attuali e mai aggiornati nel tempo, sono una situazione piuttosto comune per molte aziende. Tutto questo si risolve passando al VoIP che, a differenza delle linee tradizionali, è flessibile e consente di aggiungere numerazioni e linee in qualsiasi momento. Questo significa che con un solo numero telefonico si possono effettuare e ricevere più chiamate contemporaneamente, evitando di creare più numeri per ogni linea.

Di solito, per utilizzare una linea tradizionale è necessario installare un media gateway e collegarlo dalla linea al centralino. Questo dispositivo converte la linea ISDN in segnale VoIP per il PBX. Tuttavia, ci sono alcuni inconvenienti: si tratta di un apparecchio esterno che richiede di essere gestito, non sempre è facile da configurare e, se di qualità, può risultare piuttosto costoso. Al contrario, una numerazione VoIP può funzionare senza la necessità di alcun dispositivo aggiuntivo. Questo perché i parametri di configurazione vengono inseriti direttamente nel centralino che comunica con internet.

In passato era essenziale fare attenzione alla gestione della banda del VoIP per evitare problemi di saturazione e scarsa qualità della voce. Oggi, grazie alle connettività dedicate al VoIP, è possibile garantire una comunicazione ottimale senza interferenze. In realtà, anche con una singola connessione Internet, è possibile assicurare una qualità superiore gestendo accuratamente la banda e dando la priorità al VoIP.

Poiché il VoIP può essere attivato su una vasta gamma di dispositivi compatibili, come centralini, telefoni IP, smartphone, cordless IP e adattatori con telefoni analogici, è possibile garantire la continuità della linea anche in caso di guasto. Il numero rimarrà sempre accessibile, anche quando l'azienda si trova in completo isolamento. Inoltre, se l'azienda utilizza un centralino in cloud, sarà comunque in grado di ricevere chiamate. Senza la necessità di riconfigurazioni complesse, è sufficiente utilizzare gli smartphone come interni telefonici, sfruttando la connessione 4G o 5G.

Come effettuare la transizione da ISDN a VoIP

Spesso si presume che il passaggio al VoIP sia un processo costoso e che richiede una rivoluzione dell'infrastruttura aziendale. Tuttavia, molto dipende dal tipo di telefoni e centralini già in uso e dalle specifiche esigenze del singolo business. Ad esempio, è importante valutare attentamente le linee telefoniche in essere per decidere se mantenerle o abbandonarle. In caso di abbandono, è possibile sfruttare la portabilità del numero per convertire la linea da analogica a VoIP.

Un'altra considerazione significativa riguarda i telefoni analogici esistenti: si può decidere se continuare a utilizzarli o sostituirli con telefoni dotati di indirizzo IP fisso.

La transizione al VoIP richiede una verifica e una validazione dell'infrastruttura hardware aziendale. È fondamentale controllare attentamente il Router, gli switch di rete e garantire un corretto cablaggio delle prese ethernet.

Per passare dalla linea ISDN al VoIP, è fondamentale valutare attentamente le necessità dell'azienda e selezionare il provider VoIP più adatto. La scelta di un provider affidabile e con un'ottima reputazione è essenziale per garantire la massima qualità delle chiamate. In seguito, si dovrà procedere con la configurazione del sistema VoIP e la sua connessione alla rete Internet. Questo passaggio può essere realizzato tramite l'utilizzo di un router VoIP oppure installando un software specifico direttamente sul computer o sul telefono IP.

La scelta di una connettività di alto livello è fondamentale per fare chiamate in VoIP: una connessione appena sufficiente per la navigazione dati potrebbe infatti non garantire prestazioni ottimali. Per assicurare una comunicazione fluida e di qualità, il VoIP richiede linee con bassa latenza e minimo jitter. La connettività assume quindi un ruolo strategico di primaria importanza in questo passaggio: un router/firewall ottimizzato per il VoIP deve essere in grado di gestire il QoS per dare priorità alla voce rispetto ai dati. Un router privo di QoS non garantirà la corretta gestione della voce e, di conseguenza, non potrà assicurare la qualità dell'audio. 

Per collegare una linea analogica a un PBX VoIP, è necessario disporre di un Gateway FXO. Connettere la porta FXS alla porta FXO del gateway consentirà di trasformare la linea analogica in una chiamata VoIP. D'altra parte, se si deve collegare un dispositivo analogico a un PBX VoIP, è necessario avere un Gateway FXS che permetta il collegamento delle porte FXO a Internet o a un sistema VoIP. Infine, esistono anche adattatori FXS che consentono di collegare un telefono analogico a un fornitore di servizi VoIP o a un sistema telefonico VoIP.

Dopo aver completato la configurazione del sistema, sarà possibile effettuare e ricevere chiamate VoIP utilizzando gli stessi numeri di telefono della linea ISDN. È fondamentale testare attentamente il sistema e verificare che tutto funzioni correttamente prima di procedere con la disattivazione della linea ISDN.

Introdurre il VoIP in azienda non implica necessariamente un cambiamento radicale, può essere anzi un processo graduale. È infatti possibile collegare un numero VoIP di prova direttamente al vecchio centralino tramite un gateway. In questo modo, è possibile utilizzare questa linea come backup in caso di problemi con la linea ISDN tradizionale o per risparmiare sui costi delle chiamate in uscita. Dopo aver verificato la qualità della soluzione, si potrà procedere a migrare i numeri al VoIP, una linea alla volta, senza interruzioni.

La sicurezza informatica è una priorità

La sicurezza informatica è un aspetto fondamentale per qualsiasi azienda, ma spesso viene sottovalutata. Con l'avvento del VoIP, diventa ancora più cruciale proteggere la propria rete da frodi telefoniche e attacchi informatici. Durante la transizione al VoIP, è essenziale adottare misure di sicurezza rigorose, senza per forza dover spendere una fortuna. in questo, la competenza del personale IT è fondamentale. Anche per le piccole imprese esistono soluzioni efficaci e convenienti, che garantiscono la sicurezza dei sistemi informatici senza stravolgere il budget aziendale.

È essenziale pianificare attentamente la continuità operativa della vostra azienda, considerando la possibilità di guasti hardware o software al sistema telefonico causati da attacchi informatici. Grazie alla tecnologia dei centralini VoIP, è possibile effettuare il backup e il ripristino del sistema in caso di problemi tecnici o malfunzionamenti. Con soluzioni all'avanguardia come ad esempio 3CX, è possibile gestire con prontezza queste operazioni, installando il PBX sia in loco sia in cloud e prevedendo macchine ridondanti per garantire un'automazione efficace e prevenire interruzioni in situazioni di emergenza. Considerate la differenza rispetto a un centralino tradizionale in caso di problemi: la sicurezza e la tempestività nel ripristino sono fondamentali per garantire la continuità delle attività aziendali.

Scelta del provider VoIP

Considerare esclusivamente il costo della connettività è un errore da evitare durante il passaggio al VoIP. Investire in una connessione di qualità superiore porterà numerosi vantaggi per tutte le attività aziendali. Questo investimento potrà tradursi poi in un risparmio significativo sulle chiamate internazionali e nella possibilità di utilizzare linee multicanale senza dover affrontare costi eccessivi.

Anche con soluzioni avanzate come 3CX, che consentono di implementare rapidamente un sistema di comunicazioni unificate, è fondamentale avere delle competenze specifiche per progettare e attuare con successo la transizione al VoIP. L'improvvisarsi in questo settore senza le conoscenze di base necessarie, potrebbe portare a un'esperienza deludente. È consigliabile affidarsi a un MSP o a un tecnico esperto per coordinare e gestire il passaggio al VoIP. Questo permetterà non solo di ottenere le massime prestazioni dal nuovo sistema telefonico, ma anche di implementare correttamente i servizi per aumentare la produttività e ottenere significativi risparmi sui costi fissi e variabili. Per questo motivo è fondamentale analizzare con cura le varie possibilità disponibili e selezionare un fornitore in grado di rispondere alle esigenze specifiche dell'azienda.

Alcuni fattori da considerare nella scelta del provider VoIP includono la sua reputazione nell'ambito della qualità dei servizi e dell'assistenza post vendita, la qualità delle chiamate, la copertura geografica e la disponibilità di funzionalità aggiuntive come la conferenza telefonica e la messaggistica istantanea. Fondamentale è verificare che il fornitore selezionato garantisca un valido supporto tecnico per affrontare con successo qualunque difficoltà durante il processo di transizione.

Non esiste una soluzione universale che possa adattarsi perfettamente a tutte le aziende in modo efficace fin dall'inizio.
Un operatore esperto di VoIP svolgerà un'analisi dettagliata considerando le infrastrutture analogiche aziendali presenti, per suggerire la soluzione migliore per la singola realtà, non un pacchetto generico e preimpostato. In questa fase di valutazione la collaborazione dell’azienda è fondamentale per permettere a chi sta effettuando l'analisi di conoscere i processi, le dinamiche ed i flussi di comunicazione attivi ogni giorno all’interno degli uffici, dei negozi o degli stabilimenti produttivi.

Vale la pena passare da ISDN a VoIP? In breve, sì

La trasformazione di una linea ISDN in VoIP porta numerosi vantaggi, tra cui:

• La riduzione dei costi delle chiamate e della manutenzione dell'hardware
• Maggiore flessibilità nella gestione dell'assistenza
• La possibilità di integrare servizi aggiuntivi a piacimento
• Miglioramento dell'efficienza e della produttività dell'organizzazione grazie alla comunicazione facilitata tra gli uffici e le varie sedi aziendali

La migrazione a VoIP rappresenta un passo importante verso la modernizzazione delle comunicazioni aziendali e, più in generale, verso la digital transformation, perciò va fatta con criterio. detto ciò, passare al VoIP conviene: questa è la conclusione.