Nel contesto di digital transformation che le aziende stanno affrontando, la Unified Communication & Collaboration (in breve UC&C) può essere implementata nell’ottica di ottenere uno smart office veramente al passo con i tempi. Esistono infatti delle tecnologie protagoniste della UC&C che supportano le aziende che cercano di ottimizzare le loro comunicazioni interne ed esterne, integrandosi con i processi e le applicazioni già presenti in azienda (ad esempio il CRM). Scopriamole in questo articolo.
Partiamo da un'importante premessa: la Unified Communication and Collaboration non è una tecnologia, bensì un insieme di tecnologie che hanno a che fare col modo in cui le diverse forme di comunicazione aziendale interagiscono tra loro.
La UC&C è dunque un modo di approcciare la comunicazione aziendale che unisce diversi strumenti in un’unica piattaforma. Tali strumenti possono essere le chiamate vocali, il video, le videoconferenze, la messaggistica istantanea, la posta elettronica, il PBX e altri. Parliamo quindi di un’architettura di sistemi diversi, fruiti tramite un’unica interfaccia che consente di coordinare le informazioni che circolano dentro e fuori all’azienda.
L'obiettivo principale della UC&C è migliorare la collaborazione e l'efficienza, consentendo ai dipendenti di comunicare in modo rapido e semplice (anche con i clienti) e di collaborare in tempo reale, indipendentemente dalla loro ubicazione geografica. Appare quindi evidente che la UC&C è anche un supporto fondamentale allo smart working poiché permette di avere tutte le risorse sempre con sé. Tutti i canali di comunicazione, gli strumenti, e i flussi di lavoro sono integrati in una sola piattaforma per un lavoro in mobilità ottimizzato.
La UC&C riveste un ruolo fondamentale nelle comunicazioni aziendali di oggi perché, integrando diverse modalità di comunicazione in una sola piattaforma, semplifica le operazioni riducendone i costi.
Se correttamente implementata, la UC&C elimina i silos tra i diversi strumenti e tecnologie aziendali consentendo uno scambio di informazioni rapido e sicuro. Questo favorisce l'innovazione e la produttività all'interno dell'azienda, permettendo di rispondere in modo tempestivo alle esigenze dei clienti e di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato.
Un esempio? La possibilità di effettuare chiamate vocali e videochiamate di alta qualità, riducendo la dipendenza dalle telefonate tradizionali. Questo è particolarmente vantaggioso per le aziende con più sedi dislocate nel mondo, per quelle che hanno dipendenti che lavorano da remoto e per le aziende con collaboratori internazionali.
Che si tratti di una grande impresa o una PMI, la giusta soluzione di comunicazione unificata si traduce in:
Nell'ambito dell'UC&C esiste anche la possibilità di adottare una soluzione pronta all'uso: UC&CaaS, infatti, è l'abbreviazione di Unified Communication and Collaboration as a Service. in questo caso la piattaforma risiede nel cloud ed è disponibile su qualunque terminale. Ciò garantisce un'ottima flessibilità operativa all’azienda e le evita dall’onere di dotarsi di un’infrastruttura di proprietà.
Optando per una soluzione UC&CaaS, si ha la certezza di usufruire di SLA (livelli di servizio) garantiti, eliminando anche il rischio di obsolescenza tecnologica. Il deployment, l'aggiornamento, la gestione e la manutenzione delle piattaforme tecnologiche sono tutti a carico del fornitore del servizio.
In ogni caso, qualsiasi soluzione di Unified Communication & Collaboration si integra con i processi e le applicazioni già presenti in azienda.
Evidenziamo di seguito alcuni passaggi che le realtà aziendali dovrebbero seguire per iniziare ad implementare la Unified Communication and Collaboration nella loro operatività quotidiana.
Il primo passo è svolgere una valutazione degli strumenti offerti dal mondo UC&C per capire quali sono effettivamente quelli che rispondono alle esigenze aziendali. Il consiglio è iniziare da poche soluzioni per poi eventualmente ampliare il portfolio, coinvolgendo il dipartimento IT fin da subito.
Il secondo passo consiste nel riconoscere eventuali ostacoli all'implementazione, come la carenza di competenze interne o la necessità di integrazione con sistemi di comunicazione già esistenti. Va tenuto a mente, infatti, che l'interoperabilità è fondamentale, specialmente considerando l'implementazione nel cloud di un UC&CaaS.
Nell'implementazione dei sistemi Unified Communications and Collaboration, è essenziale individuare uno strumento di collaborazione che risponda alle esigenze del team aziendale. Questo strumento dovrebbe offrire sicurezza e conformità normativa, essere accessibile in termini di costo e fornire un servizio clienti disponibile 24/7.
Un passaggio altrettanto cruciale riguarda la formazione del personale, inclusi i manager, sull'utilizzo ottimale del nuovo strumento, dalle pratiche quotidiane fino alle regole da rispettare.
In un'ottica di UC&C, ha senso integrare anche il VoIP nell'ecosistema di comunicazioni aziendali. Uno dei modi migliori per farlo è con Microsoft Teams, già presente in moltissime aziende; quindi vale la pena sfruttare al massimo le licenze già in essere.
Oggi si parla quindi di ottimizzazione della user experience grazie all'integrazione del VoIP e soluzioni PBX di nuova generazione, le quali fanno evolvere il centralino telefonico tradizionale aggiungendo altri servizi. L'integrazione del VoIP con Microsoft Teams offre infatti molti vantaggi per le aziende che scelgono di implementarla come primo passo verso la UC&C, primo fra tutti massimizzare l'investimento già in essere.
Un esempio? Professional Link offre una soluzione SaaS powered by AudioCodes per integrare gli utenti aziendali nel sistema telefonico Microsoft Teams.
Con VIP, l’integrazione VoIP per Teams, è infatti possibile telefonare usando un numero geografico, verso chiunque e ovunque nel mondo, anche se il destinatario della chiamata non possiede una licenza Teams.
Si tratta di un’integrazione nativa basata sul cloud, per la quale non è necessario investire in infrastrutture dedicate; perciò, la migrazione è rapida e il time to market ne risulta ottimizzato. VIP consente le chiamate su rete pubblica PSTN, alla quale appunto Professional Link connette il tenant Microsoft Teams.
Ricordiamo che nei processi di aggiornamento dei sistemi aziendali, non bisogna mai sottovalutare l'importanza dell'interoperabilità. L’integrazione di diverse applicazioni e sistemi può essere complessa, perciò è importante assicurarsi che le soluzioni UC&C offerte dall'operatore siano compatibili con i sistemi esistenti e che le diverse modalità di comunicazione possano funzionare insieme.
Anche gestire il cambiamento è importante: l’implementazione di nuove soluzioni UC&C comporta spesso una variazione nei processi e nelle abitudini lavorative che va gestito, contrastando la resistenza al cambiamento tramite una adeguata formazione del personale. Valutare la reputazione e l'esperienza dell'operatore in questo ambito è quindi fondamentale per una transizione senza ostacoli.
Un altro elemento da considerare è il supporto tecnico fornito dall'operatore, che deve essere tempestivo e competente, in modo da poter risolvere eventuali problemi rapidamente.
Chiaramente la componente fondamentale nella scelta di un operatore è soprattutto la qualità e l'affidabilità del servizio VoIP offerto, che deve offrire una buona qualità audio e una bassa latenza. Raggiugere questo risultato è più semplice se l'azienda dispone di una connessione Internet stabile e con una larghezza di banda sufficiente (il provider potrà occuparsi anche di questo aspetto).
Un'altra considerazione riguarda la sicurezza delle chiamate VoIP. È fondamentale proteggere le comunicazioni dagli attacchi informatici. Pertanto, è consigliabile chiedere al provider di implementare anche misure di sicurezza come la crittografia delle chiamate e l'autenticazione degli utenti.
Affidatevi, per tutto questo, ad un operatore di telecomunicazioni che sappia che la tecnologia UC&C non si limita a essere uno strumento operativo, ma è anzi parte integrante della strategia aziendale poiché definisce nuovi standard di eccellenza nella comunicazione e nella collaborazione, supportando l'organizzazione nel processo di digital transformation.
Non tutte le soluzioni di UC&C sono uguali, ma hanno in comune il fatto di essere il futuro delle comunicazioni aziendali. Vale la pena scegliere con attenzione.